Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho công ty đảm bảo thành công tuyệt đối

Tổ chức sự kiện thực chất không quá khó khăn như nhiều người thường nghĩ. Vấn đề ở chỗ làm sao sự kiện đạt được hiệu quả nhất, tạo dấu ấn đặc biệt tới khách hàng và giới truyền thông thì không phải ai cũng làm được. Một vài bí quyết từ chuyên gia sau đây về tổ chức sự kiện cho công ty sẽ hữu ích cho bạn.

Việc đầu tiên là lên mục tiêu, thời gian, địa điểm rõ ràng và phù hợp

Tùy vào các mục đích và mục tiêu đặt ra để lên danh sách những đối tượng khách mời phù hợp và lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện. Khách mời có nhiều nhóm đối tượng khác nhau: là khách mời tiềm năng của doanh nghiệp, đối tác hay những đối tượng khách hàng mục tiêu?

Khi chọn địa điểm tổ chức, phải thật kỹ lưỡng xem xét nhiều yếu tố. Tốt hơn hết là trực tiếp đến khảo sát địa điểm xem có phù hợp với đặc điểm của sự kiện hay không. Khảo sát địa điểm diễn ra sự kiện là bước cần thực hiện trước khi lên kế hoạch.

Đối với sự kiện ngoài trời thì cần thuê những nơi thoáng đãng, dự phòng đến tình huống thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến sự kiện.

Thời gian tổ chức sự kiện phải phù hợp với khách mời. Thông thường, chọn lựa thời gian sẽ do doanh nghiệp ấn định, các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ cam kết thực hiện đúng theo thời gian đã thỏa thuận.

Khi tổ chức sự kiện cho công ty, với loại sự kiện mang tính giải trí hoặc hội trợ thì nên chọn thời gian vào ngày cuối tuần. Còn đối với hội thảo, hội nghị hoặc sự kiện liên quan đến nội bộ thì có thể chọn thời gian trong tuần.

Lên kế hoạch cho sự kiện đầy đủ từng công đoạn

Việc lên kế hoạch sẽ giúp người tổ chức không bị bỏ lỡ vấn đề nào. Đồng thời, bản kế hoạch còn giúp bao quát được toàn bộ sự kiện diễn ra như thế nào. Vậy nên khi viết cần thật rõ ràng từng hạng mục, thời gian cụ thể, phân công cho ai?

Bên cạnh đó, cần nêu ra những tình huống xấu không thể lường trước có thể xảy đến và đề xuất phương án giải quyết.

Ví dụ, vào buổi tổ chức sự kiện cho công ty, thời tiết đột nhiên chuyển xấu, xuất hiện mưa thì cần chuẩn bị phông bạt đầy đủ để che chắn hoặc chuẩn bị ô để đưa khách mời đến địa điểm.

Việc dự trù các vấn đề phát sinh là vô cùng cần thiết và không nên xem nhẹ.

Phân cụ thể các ngân sách cho sự kiện

Khi lên danh sách tất cả các hạng mục trong bản kế hoạch hãy đi kèm với ngân sách cho phần đó. Tuy nhiên, không nên chỉ định lượng ngân sách ở một mức chung chung mà đòi hỏi người lập kế hoạch cần phải khảo sát, tham khảo giá từ nhà phân phối hoặc người chuyên phụ trách hạng mục đó để lên ngân sách cho đúng nhất. Định ngân sách mà không xem xét cụ thể sẽ có thể dẫn đến thừa hoặc thiếu chi phí.

Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ không thể đạt được hiệu quả bằng những công ty chuyên tổ chức sự kiện. Bởi họ có kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực này, có thể đưa ra hướng đi tốt nhất, những ý tưởng sáng tạo, đột phá mới lạ khi tổ chức sự kiện cho công ty.

Bạn có thể tham khảo công ty tổ chức sự kiện AzEvent, đây là một đơn vị uy tín đã tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ đạt thành công vang dội:

Những sự kiện luôn có sự sáng tạo, mới lạ
Kịch bản hấp dẫn, nhắm trúng mục tiêu, truyền bá tốt thông điệp tới khách hàng tiềm năng
Lên kế hoạch chi tiết, cam kết thực hiện sự kiện đúng như thời gian đã thỏa thuận, có phương án dự trù
Đảm bảo không có sai sót nào trong quá trình diễn ra sự kiện
Thực hiện các hạng mục trọn gói
Những sự kiện tổ chức theo xu hướng hiện tại, có sự mới mẻ và độc đáo