Hóa đơn điện tử sẽ chính thức được đưa vào doanh nghiệp sử dụng bắt buộc trong thời gian sắp tới. Đây được coi là cải cách lớn từ phía cơ quan nhà nước giúp tinh giản hoạt động của bộ phận kế toán, đẩy nhanh phương thức thanh toán trong hoạt động mua bán. Để có thể triển khai hóa đơn điện tử thuận lợi tại doanh nghiệp, kế toán không chỉ nắm rõ các quy định về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cách tạo và xuất hóa đơn, mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà còn cần thành thạo các bước để theo dõi, quản lý hóa đơn điện tử. Tại sao việc quản lý hóa đơn điện tử lại cần thiết như vậy? Bài viết sau sẽ làm rõ thắc mắc trên.
1. Sự cần thiết của việc quản lý hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được sử dụng trên phần mềm, trên không gian mạng, được lưu trữ trực tuyến do đó nguy cơ bị đánh cắp, bị rò rỉ dữ liệu là điều hoàn toàn có thể. Những rủi ro thường thấy nhất là hư hỏng nguồn chứa dữ liệu, virus xâm nhập, bị hacker tấn công,… khiến cho hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bị ảnh hưởng.
Hóa đơn là một chứng từ quan trọng nên doanh nghiệp nào cũng cần quản lý, lưu trữ bài bản để hoạt động tài chính kế toán diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, doanh nghiệp nên có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu an toàn để tránh xảy ra những sự cố đáng tiếc.
2. Lợi ích của việc quản lý lưu trữ hóa đơn điện tử
Những lợi ích rất dễ nhận thấy khi doanh nghiệp thực hiện tốt công việc quản lý hóa đơn điện tử đó là:
– Tìm kiếm, tra cứu hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng;
– Thuận tiện hạch toán, đối chiếu dữ liệu;
– Tránh thất lạc, hư hỏng hóa đơn;
– Dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn;
– Hạn chế các rủi ro về pháp lý liên quan đến hóa đơn (hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp);
– Phòng tránh các rủi ro về mất cắp dữ liệu;
– Tạo điều kiện cho cơ quan thuế kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng.
3. Các bước giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả
Hóa đơn điện tử hoạt động dưới dạng phần mềm nên có thể tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp quản lý dễ dàng nhờ các chức năng đi kèm như: tra cứu, tìm kiếm; theo dõi các báo cáo định kỳ; quản lý quá trình nhập xuất hóa đơn.
3.1. Tra cứu, tìm kiếm
Với các tính năng được tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, người dùng dễ dàng tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn chưa phát hành, đang phát hành, phát hành bị lỗi hoặc đã phát hành.
Một cách phổ biến khác là tìm kiếm theo trường thông tin như: ngày xuất hóa đơn, seri của hóa đơn, trạng thái của hóa đơn.
Các thao tác vận hành phần mềm đều được đơn vị phát triển tối ưu hóa giúp thân thiện, dễ sử dụng với người dùng. Chỉ cần vài cú click chuột là bạn có thể tìm được thông tin mình cần.
Với các hóa đơn nhận từ người bán, để kiểm tra tính chính xác, người dùng dễ dàng truy xuất thông tin theo cách sau:
Bước 1: Vào website Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhập các thông tin như mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực.
Bước 3: Nhấn nút “Tra cứu”.
3.2. Theo dõi các báo cáo định kỳ
Với hóa đơn truyền thống, hàng tháng, kế toán phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, công việc này không mất thời gian thực hiện bởi hệ thống tự cập nhật số lượng hóa đơn sử dụng theo hai trường hợp:
– Đối với DN sử dụng hóa đơn điện tử thông thường, không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp thực hiện tổng kết báo cáo dựa trên nút được tích hợp sẵn và gửi đến cơ quan thuế ngay trên hệ thống phần mềm.
– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực: Do tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cấp mã khi cung cấp dịch vụ, bán hàng cho người mua, toàn bộ dữ liệu hóa đơn đều được hệ thống lưu trữ của cơ quan thuế ghi nhận lại nên không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Trong nội bộ doanh nghiệp, việc quản lý, theo dõi càng dễ dàng hơn nữa bởi phần mềm có sẵn chức năng xem và in các báo cáo thống kê liên quan đến tình hình thực tế sử dụng hóa đơn.
Chức năng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cung cấp chi tiết về số lượng hóa đơn phát sinh, các hóa đơn lỗi, hủy trong kỳ của doanh nghiệp.
3 điều cần biết về điều chỉnh mức GTGC của thuế thu nhập cá nhân
Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML
3.3. Quản lý, lưu trữ việc nhập xuất hóa đơn
Với sự giúp sức của phần mềm hóa đơn điện tử, thật dễ dàng để truy xuất hóa đơn theo ngày, tháng, nội dung …Phần mềm có thể đồng bộ vào nhiều máy tính khác nhau tại doanh nghiệp nên bất kỳ ai có quyền truy cập vào hệ thống nội bộ đều có thể theo dõi, quản lý việc xuất, nhập hóa đơn. Tuy nhiên, quá trình sao lưu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần được thực hiện thường xuyên để chủ động bảo vệ dữ liệu nếu như phần mềm có trục trặc kỹ thuật hoặc sự cố gây mất dữ liệu.
